Møder er den lim, der holder organisationer sammen. Der er dog mange, der oplever, at der bruges for meget tid på lange og ustrukturerede møder. Vi kommer derfor her med vores 5 bedste tips til, hvordan du holder mere effektive møder.
Gør klart, hvorfor der bliver holdt et møde
Der er ingen grund til at holde et møde, hvis der ikke er et formål med det. Det er derfor vigtigt, at du klarlægger – både over for dig selv og mødets deltagere – hvad formålet med mødet er. Her bør du især tænke over, hvad målet med mødet er og hvad der skal komme ud af mødet.
Saml de rette mennesker
Mange begår den fejl, at de inviterer hele afdelingen eller hele ledergruppen, når der skal holdes et møde – men det er fra kontraproduktivt. Det er nemlig deltagerne, der afgør, om mødet bliver en succes, så hvis du inviterer en masse deltagere, som intet har med emnet at gøre, så bliver dit møde ikke en succes. Overvej derfor nøje, hvad den rigtige sammensætning af deltagere er, hvem der skal med og hvorfor de skal med og hvad de enkelte kan bidrage med – inden du inviterer til mødet.
Forbered mødedeltagerne
Møder skal forberedes, styres og ledes for at sikre at målet bliver nået. Deltagerne skal altså være klædt ordentligt på inden mødet, så det ikke ender med at løbe ud i sandet. Det er lige netop derfor, at det er en god idé at lave en dagsorden på forhånd og sende den til mødedeltagerne. Det er også en god idé at have styr på de tekniske hjælpemidler inden mødet, så du ikke ender med at spilde mødedeltagernes tid.
Tag dig af rammerne
Det er de gode rammer, der har en positiv indvirkning på mødets deltagere. Det er dog helt individuelt, hvad der anses for værende gode rammer – og det har faktisk også en del med mødets formål at gøre. Hvis formålet er at drøfte visioner og værdier, er det en god idé at skifte de sædvanlige rammer ud med nogle nye, f.eks. nogle mødelokaler i Odense. Det er nemlig svært at få revolutionerende ideer i de rammer, hvor man til dagligt er omgivet af brok, kedelige opgaver og budgetter.
Led mødet
Møder er ledelse i praksis. Det er på møder at man som leder beviser, at man kan lede, motivere og engagere medarbejdere om et fælles mål. Det er derfor dit job som mødeleder at skabe fokus, koncentration og nærvær om emnerne på dagsordenen. Det er bl.a. vigtigst at du begynder til tiden, gennemgår dagsordenen, fortæller, hvordan mødet kommer til at foregå, sørger for at aktivere deltagerne og til sidst husker på at samle op og drage konklusioner. Det er også dig, der står for at styre tiden, så du ikke ender med at gå over tid.
